Työhön keskittyminen

26.6.2012 - 21:32

Yhä useampi ihminen tekee niin sanottua tietotyötä. Tällä tarkoitetaan sitä, että työ on siirtynyt fyysisestä suorittamisesta ajattelua vaativaan tekemiseen – käsistä korvien väliin, kuten Wikipedian artikkelissa kuvataan. 

Samalla työhön keskittymisestä on tullut entistä tärkeämpää. Keskittymiseen vaikuttavat monet asiat, kuten työympäristö, työtavat ja tehtävien määrittely.

Minulla on välillä ollut suuriakin vaikeuksia keskittyä työn tekemiseen, joten ajattelin jakaa joitakin ajatuksia aiheesta: mitkä asiat keskittymistäni haittaavat ja miten olen ongelmia pyrkinyt korjaamaan. Olen työskennellyt web developerina erilaisissa työympäristöissä, mutta suuri osa huomioista pätee varmasti muihinkin työnkuviin.

Ensinnäkin, ihmiset ovat hyvin yksilöllisiä, mitä keskittymiseen tulee. Tätä ei voi liikaa korostaa. Tunnen henkilöitä, jotka pystyvät tekemään huimia suorituksia, vaikka ympäristö olisi täynnä melua ja muita häiriötekijöitä. Sitten on kaltaisiani ihmisiä, jotka ovat koodanneet vaativimmat jutut aamuyöllä olohuoneen sohvalla – silloin, kun mikään ei ole häiritsemässä.

Avotoimiston ongelmat

Yksi keskittymiseen vaikuttavista tekijöistä on työympäristö. Nykyäänhän tietotyötä tehdään oletuksena avotoimistossa. 37signalsin perustaja ja toinen Rework-kirjan kirjoittajista, Jason Fried, piti vuonna 2010 erinomaisen TED-puheen siitä, miksi työ ei tapahdu toimistossa. Pakollista katsottavaa kaikille:

Fried on kysynyt työntekijöiltä, missä haluaisit olla, kun jotain pitäisi oikeasti saada tehtyä. Vastauksina on ollut kodin työhuonetta, verantaa, kirjastoa ja lentokonetta – mutta ei toimistoa. Nekin, jotka vastasivat haluavansa olla toimistossa, halusivat monesti olla siellä hiljaisempaan aikaan, eli aikaisin aamulla tai myöhään illalla.

Yhteistä näille vastauksille on se, että luovaa työtä tekevät ihmiset tarvitsevat pitkiä aikoja ilman häiriöitä ollakseen tehokkaita. Tämä ei ole mahdollista suuressa ja äänekkäässä avotoimistossa.

Fried vertaa työntekoa nukkumiseen: molemmat tapahtuvat vaiheissa ja syvimpään vaiheeseen ei voi siirtyä suoraan. Siksi unen tai työnteon keskeytymiseen johtavat häiriöt ovat niin haitallisia.

Kaikille meille on tapahtunut tämä: olet syventynyt vaikeaan tehtävään ja saavuttanut hiljalleen hyvän flow'n ongelman ratkaisua kehittäessä. Sitten joku koskettaa olkapäätäsi ja kysyy ”onko sinulla hetki aikaa?” No onhan minulla. Tämän jälkeen flow'n saavuttamiseen menee jälleen oma aikansa. 

Mikä avotoimistoissa sitten on ongelmana? Se, että ne ovat täynnä ärsykkeitä: käveleviä ja puhuvia ihmisiä, musiikkia ja muuta taustahälyä. 

Kuuntelen toimistolla usein kuulokkeilla musiikkia - en siksi, että varsinaisesti haluaisin kuunnella musiikkia, vaan jotta voisin blokata kaiken taustahälyn. Aiheesta kirjoittanut Ossi Mäntylahti tekee samoin, joskin valitettavasti näyttäisi olevan niin, että musiikkia kuunnellessa suorituskyky kärsii. Ei ole sattumaa, että tätäkään kirjoittaessa ei musiikki soi taustalla.

En kuitenkaan ole kiroamassa avotoimistoja syvimpään helvettiin, vaikka tämä siltä vähän saattaa vaikuttaakin. Nykyajan työnteko on sosiaalista ja ryhmäkeskeistä – ja hyvä niin! Kun tarvitsee kommunikoida, niin se on ehdottomasti parasta tehdä kasvokkain. On siis hyvä, että ihmiset ovat samassa tilassa. 

Avotoimiston ongelmia voi lievittää sopimalla pelisäännöistä. Fried suosittelee esimerkiksi passiivisen kommunikaation suosimista: anna ihmisille vapaus itse valita, milloin heitä sopii häiritä.

Toisekseen avotoimistojen tulisi olla monipuolisia. Ei kiinteitä työpisteitä, vaan joukko erilaisia työtiloja. Joskus on hyvä tehdä töitä tiimin kesken samassa huoneessa, joskus tarvitsee vetäytyä omaan rauhaan. Toimistotilojen tulisi mahdollistaa tällainen mukautuminen.

Etätyö

Moderneissa työpaikoissa mahdollistetaan töiden tekeminen etänä. Uskon, että kotona työskenteleminen on monille optimaalista. Itse olen kuitenkin huomannut, että kotonakin on vaikeaa keskittyä välillä. 

Tarkemmin ajatellen tässä ei ole mitään uutta, sillä olenhan jo ylioppilaskirjoituksiin päntätessä suunnannut mieluiten kirjastoon. Sama on toistunut yliopisto-opinnoissa: niin fysiikanlaskuihin kuin kauppatieteiden kirjoihin keskittyminen onnistui parhaiten yliopiston tai kaupungin kirjastossa. Toisaalta ne haastavimmat koodaustehtävät tuli yliopistossakin tehtyä kotona, keskellä yötä. Miksi näin, sitä en tiedä.

Tärkeintä on kuitenkin, että etäpäivä ei tarkoita samaa kuin kotona työskenteleminen. Paikka kannattaa valita fiiliksen mukaan – itse olen viime aikoina firman etäpäivänä fillaroinut monesti toimistolle, koska siellä on silloin hyvin rauhallista suurimman osan työskennellessä kotona.

Työtavat

Oletko huomannut, kuinka älypuhelimien ja ohjelmien kehitys tuntuu vain pyrkivän täyttämään elämäsi häiriöillä? Taskussa oleva älypuhelin, joka on jatkuvasti netissä kiinni, pitää ihmisen reaaliaikaisesti kiinni maailman menossa. Tämä tarkoittaa välittömästi ilmoituksia uusista sähköposteista, Facebook-kommenteista tai siitä, kun joku mainitsee nimesi Twitterissä. Kun puhelin värähtää uuden viestin merkiksi, pystytkö olemaan tsekkaamatta sitä välittömästi? 

Minä en.

Siksi kehotankin poistamaan kaikki automaattiset ilmoitukset. Laita sähköpostiohjelma pois päältä ja hae uudet viestit vain niin halutessasi. Ja sama kaikkien muiden ilmoituksia työntävien ohjelmien kanssa. 

Poista kaikki ylimääräinen ruudulta. Kun koodataan, niin ruudulla ei tarvitse olla mitään turhia ikkunoita tai toolbareja. Kirjoitan tätä tekstiä iA Writer -ohjelmalla full screen -moodissa, jossa ruudulla ei näy mitään muuta kuin tämä teksti vaalealla pohjalla ja kursori. Tähän suuntaanhan käyttöliittymäajattelu on menossa esimerkiksi OS X:ssä: yksi ohjelma, full screen, täysi fokus.

Maailmassa on paljon erilaisia Getting Things Done -tekniikoita, joista en itselleni kunnolla sopivaa ole vielä löytänyt. Suosittelen jonkinlaisen henkilökohtaisen ToDo-sovelluksen käyttämistä. Myös Pomorodo-tekniikka on viehättänyt minua. Siinä päivä jaetaan 30 minuutin osiin, joista käytetään ensin 25 minuuttia keskittyen vain ja ainoastaan työnalla olevaan tehtävään. Kun aika tulee täyteen, niin pidetään viiden minuutin tauko tehden jotain täysin muuta – vaikka pieni kävely ympäri taloa. Tauon jälkeen tulee seuraava 25 minuutin työrutistus ja niin edelleen. 

Tehtävien määrittely

Keskittymistä helpottaa, jos työtehtävät ovat selkeitä, eli maali on tiedossa. Työtehtävät tulisi pilkkoa riittävän pieniin osiin, jotta seuraava maali olisi aina näköpiirissä. Mielestäni yksi tehtävä tulisi olla suoritettavissa yhdessä päivässä. Tämä helpottaa paitsi keskittymistä, auttaa tuntemaan edistystä, kun hommia voi merkata valmiiksi päivittäin. Lisäksi muiden on helpompi seurata edistymistä, kun tarkistuspisteitä on päivittäin.

Monen projektin tekeminen samaan aikaan ei ole helppoa. Pahimmassa tapauksessa päivän aikana joutuu hyppimään usean projektin välillä. Toisille tällainen multitaskaaminen on helppoa, mutta väitän kaikkien työtehon kärsivän, jos verrataan tilanteeseen, jossa voisi keskittyä pitkiä aikoja yhteen projektiin.

Yhteenveto

Psykologista taustaa en tiedä sille, miksi jokin ympäristö toimii minulle ja toinen ei. Eikä minua se juuri kiinnostakaan. Tärkeintä on oppia tuntemaan itsensä ja sen jälkeen pyrkiä elämään sen mukaan - työpaikan toivottavasti mahdollistaessa erilaiset työskentelytavat.

Keskittyminen ja siihen liittyvät vaikeudet ovat yksilöllisiä. Mitä kukin kokee häiriöksi, vaihtelee henkilöstä riippuen. Kuitenkin voitaneen yleisesti todeta, että luova työ onnistuu parhaiten, kun tekijä saa keskittyä työhönsä ajan kanssa, ilman keskeytyksiä.